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Jul 24, 2023

El defensor público del condado de Los Ángeles actualiza el sistema de gestión de casos con AWS

Erin Brereton ha escrito sobre tecnología, negocios y otros temas para más de 50 revistas, periódicos y publicaciones en línea. Cuando Mohammed Al Rawi se unió al público del condado de Los Ángeles

Erin Brereton ha escrito sobre tecnología, negocios y otros temas para más de 50 revistas, periódicos y publicaciones en línea.

Cuando Mohammed Al Rawi se unió a la Oficina del Defensor Público del Condado de Los Ángeles como su primer CIO en 2019, reducir el uso de papel de la organización y facilitar el acceso a la información relacionada con los casos eran objetivos centrales.

Sin embargo, lo que Al Rawi encontró fue una variedad de sistemas heredados, incluido lo que él describe como pantallas verdes basadas en programación COBOL que datan de la década de 1960, que se utilizan para gestionar información relacionada con los casos.

Entonces, la oficina del defensor público comenzó a investigar las opciones disponibles para un sistema de gestión de casos. Más allá de necesitar digitalizar 160 millones de registros y aproximadamente 100.000 cajas de papel que contienen información relevante del caso, también tuvo que determinar una manera de manejar los documentos que la oficina recibe regularmente de socios del sistema de justicia, como las agencias de aplicación de la ley, lo que podría involucrar archivos físicos adicionales.

“Trabajamos con muchas agencias de justicia que todavía brindan información en papel; Nos entregan físicamente miles de documentos”, afirma Al Rawi. "Puedes transformar tu organización, pero ¿qué haces con las fuentes externas de información analógica?"

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Inicialmente, la Oficina del Defensor Público del Condado de Los Ángeles consideró contratar personal de entrada de datos para introducir la información en un sistema central, pero se dio cuenta de que contratar personas para desempeñar esas funciones sería una tarea considerable.

"Cuando hicimos los cálculos, descubrimos que tomaría un promedio de 24 minutos por caso ingresar información relevante de un informe policial", dice Al Rawi. “Recibimos documentos de 99 agencias de arresto. Es un condado enorme; Tenemos 10 millones de habitantes. Habríamos necesitado colocar docenas de personal de entrada de datos en más de 30 ubicaciones en todo el condado”.

En cambio, la oficina del defensor público comenzó a examinar alternativas basadas en tecnología que le permitirían convertir archivos en papel en digitales.

Después de hablar con varios proveedores y realizar una prueba piloto de concepto con Amazon Web Services, dice Al Rawi, decidió utilizar tres de las soluciones de la empresa: Amazon Textract para la entrada de documentos; Amazon Comprehend, un servicio de procesamiento de lenguaje natural que puede identificar conocimientos y relaciones dentro del texto mediante aprendizaje automático; y Amazon S3, el servicio de almacenamiento de objetos en la nube de AWS.

En conjunto, las soluciones han ayudado a la Oficina del Defensor Público del Condado de Los Ángeles a procesar el gran volumen de documentos e informes de múltiples agencias, afirma Kim Majerus, vicepresidente de AWS para la educación del sector público de EE. UU. y el gobierno estatal y local. Los abogados ahora pueden acceder rápidamente a información digitalizada relacionada con el caso en lugar de tener que cargar resmas de papel hasta el tribunal.

"En el gobierno, específicamente, vemos muchos sistemas heredados", dice Majerus. “La dirección de la defensoría pública realmente vio la oportunidad de agilizar y ser más eficiente. Proporciona al defensor, el empleado real del condado de Los Ángeles, un entorno más ágil; en lugar de buscar algo, está al alcance de su mano. Es más fácil extraer la información para que puedan respaldar mejor cada caso”.

Mohammed Al Rawi CIO de la Oficina del Defensor Público del Condado de Los Ángeles

Los escáneres de HP en prácticamente todas las oficinas se programaron con códigos QR que se pueden adjuntar a un documento cuando un abogado o miembro del personal de soporte lo escanea. El sistema identifica automáticamente el caso, el tipo de documento y a qué carpeta debe dirigirse.

Debido a que los documentos de una agencia de arresto generalmente tienen tipos de información consistentes, el sistema basado en AWS puede usar inteligencia artificial para identificar y extraer cada sección dentro de una página. Las capacidades de aprendizaje automático ayudan a que el proceso sea más matizado y preciso cuanto más se realiza, afirma Al Rawi.

“Han creado esta solución que identifica qué organismo de justicia es la fuente del documento”, afirma. “Sabe qué página del documento es relevante para cada caso y qué otros resúmenes deben extraerse. Todo eso se agregará y luego se ingresará como borrador”.

El sistema prácticamente no requirió ningún software o hardware importante para su implementación, afirma Majerus.

“Esa es realmente la belleza de las nubes”, dice. "Todo lo que realmente necesitaban todos en esa oficina era una conexión decente a Internet".

Aunque los datos se almacenan temporalmente en Amazon S3, la oficina del defensor público conserva el control sobre ellos y nada se almacena permanentemente fuera de su sistema de gestión de casos.

"Por supuesto, los datos se cifran en reposo y durante la transmisión", afirma Al Rawi. "Comprueba muchos de los estándares que queremos seguir para proteger nuestros registros".

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Aunque el sistema basado en AWS está principalmente automatizado, cada elemento no se almacena como un registro hasta que un humano lo revisa. Todo el proceso lleva menos tiempo que introducir manualmente la información en el sistema, afirma Al Rawi.

"El usuario, ya sea un abogado, un asistente legal o personal de apoyo de una oficina legal, verá una notificación de que se procesó un documento", dice. “La IA resaltará los documentos de los que se extrajo la información. Luego, el usuario compara y verifica rápidamente la exactitud de la información. Esos 24 minutos de tiempo de entrada de datos se pueden reducir literalmente a un minuto o menos, dependiendo de qué tan claros sean los documentos proporcionados”.

La Oficina del Defensor Público del Condado de Los Ángeles comenzó a implementar el sistema de gestión de casos en octubre de 2020, implementando un módulo para casos que involucran a adultos, la población más grande a la que atiende. El sistema ha pasado por algunas iteraciones para mejorar la experiencia del usuario, pero Al Rawi dice que la implementación ha ido bien en general.

"Es muy intuitivo", dice. “En este momento, es como si estuvieras mirando una hoja de papel, pero en realidad está en la pantalla, con algunos puntos destacados que te indican lo que estás comparando. Validas cada uno y simplemente presionas enviar, y se crearán múltiples registros a partir de un documento que puede tener cientos de páginas”.

Aprovechar los recursos basados ​​en la nube ha ayudado a la oficina del defensor público a facilitar el acceso eficiente a los datos, y el paso a un sistema más digitalizado ha posicionado a la oficina para realizar futuras mejoras tecnológicas, afirma Al Rawi.